Arkitektens arkivplikt

Arkitekten har i medhold av Norsk Standard 8401 og NS 8402 en plikt til å oppbevare prosjekteringsmateriale i minst tre år fra oppdraget er avsluttet. Arkitektens oppdragsgiver vil i de fleste tilfeller ha en enda lengre oppbevaringsplikt av arkitektens tegninger. Arkitekten må som oftest medvirke til at oppdragsgiver klarer oppfylle sin arkivplikt. Brudd på arkivplikten kan bli kostbar for både oppdragsgiver og arkitekt.

1        Minimum 3 års arkivplikt

Den prosjekterende skal etter NS 8401 oppbevare prosjektmateriale som det må antas å være behov for, i minst tre år og inntil 10 år. Hensikten med oppbevaringen er at den som skal stå for gjennomføring av prosjektet, vedlikehold eller eventuelle utbedringer skal kunne få tilgang på de originale planer og tegninger. Det samme gjelder behovet for prosjekteringsmaterialet dersom bygget skal endres eller bygges ut.

 

Med prosjektmateriale menes både papirversjoner og elektroniske versjoner. Tegninger som er lagret som en datafil, skal kunne utleveres til oppdragsgiver og derfor må filformatet ikke umuliggjøre en slik utlevering. For arkitekter som bruker sjelden programvare bør sørge for lagring i filformat som er i alminnelig bruk i bransjen. Når det gjelder selve programvaren foreligger ingen plikt til å utlevere denne.

 

2        Når kan materialet makuleres

Etter at det er gått tre år kan arkitekten henvende seg til oppdragsgiver med en
forespørsel om overlevering av prosjektmaterialet. Dersom oppdragsgiver ikke har svart innen tre måneder etter at han
mottok henvendelsen, kan arkitekten makulere materialet. I de tilfeller arkitektens kontrakt blir transportert fra byggherre til entreprenør, skal denne henvendelsen rettes til entreprenøren. Plikten til å varsle oppdragsgiver består i ti år.

De kostnadene arkitekten har i forbindelse med utleveringen kan kreves dekket av oppdragsgiver. Det betyr at man ikke kan ta betalt for lagringen, men for arbeidet forbundet med å levere de ut.

 

3        Totalentreprenøren må lagre materialet i fem år

I en totalentreprise vil det være entreprenøren som bærer ansvaret for prosjekteringen. Totalentreprenøren har en plikt til å sørge for at arkitektens prosjekteringsmateriale er tilgjengelig for byggherre i minst fem år fra overtakelse. Dersom arkitekten varsler oppdragsgiver etter tre år at materialet ikke vil lagres lengre, kan det være greit å opplyse oppdragsgiver om at han faktisk har en lagringsplikt overfor byggherre som løper ytterligere to år. Plikten for totalentreprenøren om å ha materialet tilgjengelig i fem år, henger sammen med reklamasjonsfristen på fem år. Uten å ha detaljprosjekteringen tilgjengelig kan utbedring i enkelte tilfeller være vanskelig. På samme måte kan det være vanskelig å fastslå om det var prosjekteringen eller utførelsen som var årsaken til mangelen. 

 

- 2013 -